Digitalizzazione e inserimento dati di diversa natura in un sistema informatico, per mezzo di computer e con l’uso di software specifici.

I dati vengono trasferiti nel sistema informatizzato da supporto cartaceo (per esempio, uno schedario) o da altri file o tramite scansione ottica di documenti, per renderli utilizzabili e reperibili facilmente, per diversi usi e da parte di un maggior numero di utenti.

La tipologia di dati, varia molto in base al contesto e al tipo di organizzazione e settore: dati testuali (report, liste, lettere ecc.) o dati numerici (finanziari, contabili ecc.).

Inserimento di dati a mano, tramite la tastiera, secondo il formato e lo schema richiesto dal sistema, cioè i ‘campi’ delle schede di un database. Per esempio, in un database dove è richiesto di inserire i dati di contatto di un indirizzario ci saranno campi come: nome della persona, indirizzo, telefono ecc.
Inserimento di dati in forma di codici alfa-numerici, per esempio, i codici dei prodotti che l’azienda produce o vende o i codici che identificano le varie procedure di un servizio (invio ordine, fatturazione, spedizione ecc.).

Il lavoro di inserimento è la prima fase della digitalizzazione dei dati che permette, poi, ad altri operatori di usare queste informazioni analizzandole e organizzandole, per esempio, per visualizzare i dati sulle vendite di un trimestre o estrarre i contatti dei clienti oppure inviare documenti e informazioni in automatico, via email, ad un indirizzario.